Gestion des horaires - Digitis Cloud

Gestion des horaires — Ouverture, fermeture et vacances

Gestion des horaires — Ouverture, fermeture et vacances

Par défaut, votre central téléphonique Digitis Cloud est réglé sur des horaires fixes. L’ouverture et la fermeture se font automatiquement selon ces horaires, sauf configuration spécifique demandée lors de l’installation.

Le système vous permet également de :

  • Fermer ou ouvrir manuellement l’entreprise (en dehors des horaires habituels)
  • Activer un mode vacances avec un message personnalisé de fermeture temporaire
Bon à savoir : La configuration décrite ici est la configuration standard appliquée à tous nos clients. Votre situation peut différer selon ce qui a été mis en place lors de l’installation. Le plus courant est de gérer plusieurs entités (accueil, service technique, etc.), chacune avec son propre système d’ouverture, de fermeture et de vacances.

Les drapeaux de service

Pour gérer l’ouverture, la fermeture et le mode vacances, nous utilisons des drapeaux de service. Ce sont des boutons ON/OFF disponibles sur toutes les applications et téléphones Digitis Cloud.

Note : L’accès aux drapeaux de service dépend des droits attribués à chaque utilisateur. Par défaut, tous les utilisateurs y ont accès, sauf demande contraire lors de l’installation.

Où trouver les drapeaux de service ?

Sur les téléphones de bureau (Yealink) :

  • Ce sont des touches de fonction, comme celles des collègues, avec un voyant LED.
  • ● Vert = ouvert  /  ● Rouge = fermé

Sur les applications PC ou le navigateur web :

  • Un onglet « Service Flags » est visible dans le panneau de gauche.

Sur les applications smartphone :

  • Appuyez sur votre icône / nom en haut à droite.
  • Sélectionnez le menu « Drapeaux de service ».

Ouverture et fermeture

L’ouverture et la fermeture sont basculées automatiquement selon les horaires configurés. Vous pouvez voir le statut (ouvert / fermé) directement sur le drapeau de service, qui change automatiquement.

Attention — Sens des boutons :
  • Applications (PC, web, smartphone) : bouton désactivé = ouvert, bouton activé (orange) = fermé
  • Téléphones Yealink : ● vert = ouvert, ● rouge = fermé

Vous pouvez basculer manuellement le drapeau pour changer l’état. Le système repassera automatiquement à l’état normal à la prochaine heure d’ouverture ou de fermeture programmée.

Téléphone sans touches (DECT portable) : composez le 501 pour basculer l’état ouvert/fermé.

Mode vacances

Un drapeau de service spécifique permet de basculer l’entreprise en mode vacances. Le principe est le même que pour l’ouverture/fermeture :

  • Activez le drapeau dans l’application → le mode vacances est actif (bouton orange)
  • Sur les téléphones Yealink → le voyant passe au rouge

Drapeau Mode vacances activé

Attention : Le mode vacances reste actif jusqu’à désactivation manuelle. Il ne se désactive pas automatiquement — pensez à le couper à votre retour.
Téléphone sans touches (DECT portable) : composez le 502 pour basculer le mode vacances.

Modifier le message de vacances

Avant d’activer le mode vacances, vous pouvez personnaliser le message d’accueil que vos appelants entendront :

  1. Depuis n’importe quel téléphone Digitis Cloud, composez *983010.
  2. Suivez les instructions vocales pour enregistrer votre nouveau message.

Le message sera joué à tous les appelants tant que le mode vacances est actif.

Autres drapeaux de service

Selon votre configuration, vous pouvez disposer d’autres drapeaux de service : mode garde, déviation, etc.

Attention — Priorité des drapeaux : Si plusieurs drapeaux concernent le même service ou la même entité, un seul peut être actif à la fois. C’est le premier dans l’ordre de programmation interne qui est prioritaire. Par exemple, vous ne pouvez pas activer le mode vacances et le mode garde en même temps.

Résumé

Action Application Téléphone DECT
Basculer ouverture/fermeture Drapeau Horaires Composer 501
Basculer mode vacances Drapeau Mode vacances Composer 502
Modifier le message vacances Composer *983010 depuis n’importe quel téléphone

Voir aussi : Application mobile — Guide complet (drapeaux de service depuis le smartphone) — Premiers pas avec Digitis Cloud

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